企业经营活动较多,涉及的会计凭证也很多。会计人员如何高效率地将这些会计凭证登记到有关的账簿,并据以编制会计报表,就要根据企业经济业务的多少选择适当的会计核算组织程序。
一、确定会计核算组织程序的意义
会计凭证、会计账簿和会计报表是记录和提供会计信息的必不可少的工具。因此,如何设置和设计会计凭证、账簿和报表的种类、格式和填制方法,如何规定各种凭证之间、各种账簿之间和各种报表之间的相互联系,以及各种凭证、账簿和报表之间的相互联系和登记程序,是科学和合理地组织会计核算工作必须解决的一个重要问题,也是会计制度设计的一个重要方面。
会计凭证、会计账簿、会计报表之间的结合方式不同,就形成了各种不同的会计核算组织程序。而不同的核算组织程序又具有不同的特点、优缺点和适用范围。因此,科学、合理地确定适用于企业的核算组织程序,对于保证会计信息质量,有效地组织和管理会计工作,提高会计核算工作的效率和满足会计报表使用者的信息需求,具有重要的意义:
(1)有利于会计工作程序的规范化,保证会计信息的质量。只有合理地确定了会计凭证、会计账簿、会计报表之间的结合方式,才能保证会计信息处理的系统性、完整性、全面性和及时性。
(2)有利于保证会计信息的可靠性,提高会计信息的有用性。通过会计凭证、会计账簿、会计报表相互之间的联系和制约,可保证会计信息的可靠性;并通过及时向会计报表使用者提供其有用的决策信息,实现财务会计的目标。
(3)有利于减少不必要的会计核算环节,提高会计工作效率。通过科学、合理地确定企业的会计核算组织程序,可以使核算组织程序井然有序,并减少不必要的会计凭证、账簿的传递环节和核算手续,从而提高会计工作效率。
二、建立会计核算组织程序的基本要求
各企业应该根据其生产经营过程的特点和管理要求等具体情况,科学、合理地确定核算组织程序。企业在确定核算组织程序时,应符合以下几项基本要求:
1.能够适应会计单位的经营特点、规模的大小和业务的繁简情况,有利于会计核算的分工与汇总。
2.能够全面、系统、公允和及时地反映会计主体的财务状况、经营成果和现金流量情况,为财务报表使用者提供其决策有用的信息,并确保其不被误解。
3.有利于简化核算手续,提高核算工作效率,节约核算费用。
三、会计核算组织程序的种类
根据以上要求,在我国会计实务中企业采用的核算组织程序主要有以下5种:
(1)记账凭证核算组织程序;
(2)汇总记账凭证核算组织程序;
(3)科目汇总表核算组织程序;
(4)多栏式日记账核算组织程序;
(5)日记总账核算组织程序;
以上5种核算组织程序既具有许多相同点,又具有一些不同点。各种核算组织程序的特点主要表现在登记总账的依据和方法的不同。最常用的核算组织程序是前四种。
对于经济业务不时太多的企业,直接以各有关的记账凭证为依据登记部账和明细账,此乃记账凭证核算组织程序。
一、记账凭证核算组织程序的特点
记账凭证核算组织程序的特点是:直接根据每张记账凭证逐笔登记总账。它是会计核算中最基本的一种核算组织程序,其他各种核算组织程序基本上是在此基础上根据会计单位经营特点和管理要求而发展起来的。
在记帐凭证核算组织程序下,记账凭证一般采用收款凭证、付款凭证和转帐凭证三种格式。为了便于通过记帐凭证了解资金的来龙去脉、便于查帐,并减少核算工作量和凭证数量,一般不采用单式记帐凭证格式。
总帐、现金日记帐和银行存款日记帐一般采用借、贷、余三栏式。对于各种明细分类帐的格式,应该根据本单位的管理需要,分别采用三栏式、数量金额式或多栏式等。
二、记账凭证核算组织程序的主要工作步骤
记账凭证核算组织程序的一般处理程序为:
(1)根据原始凭证(或汇总原始凭证)填制记账凭证;
(2)根据收款凭证和付款凭证,逐日逐笔登记现金日记账和银行存款日记账。
(3)根据原始凭证、汇总原始凭证或记账凭证,登记各种明细分类账。
(4)直接根据每张记账凭证逐笔登记总分类账。在总账的“摘要”栏内,应说明经济业务的主要内容或对方科目。其中,现金和银行存款账户也可以根据各类日记账汇总登记;也可以不设置这两个科目的总账,而用其日记账簿代替总账,不过这样处理可能会影响会计账簿的控制功能。
(5)月终,将现金日记账、银行存款日记账、各种明细账余额分别与有关总账余额核对相符。
(6)月终,根据核对无误的总分类账、各种明细分类账记录及其他有关资料编制会计报表。
记账凭证核算组织程序可用下图表示:
为了减少登记总分类账簿的工作量,简化核算手续,应尽量把业务内容相同的原始凭证先汇编成汇总原始凭证,再根据汇总原始凭证填制记账凭证。这样,可以大大减少记账凭证的数量,并由此减少登记总账和明细账的工作量。
三、记账凭证核算组织程序的优缺点和适用范围
记账凭证核算组织程序的优点:由于总账是根据记账凭证逐笔登记的,可以较详细地反映经济业务的发生和完成情况;核算手续简单明了,便于理解。
记账凭证核算组织程序的缺点:由于总账是直接根据记账凭证逐笔登记的,所以登记总账的工作量较大。