一、原始凭证的基本内容
    一切原始凭证，作为经济数据的载体，都应当起到证明经济业务已经发生或实际完成的作用，因此，它们都应当具备说明经济业务完成情况和明确经济责任等若干要素，其基本内容主要有：
    （1）原始凭证的名称；
    （2）填制凭证的日期和编号；
    （3）填制凭证单位名称或者填制人姓名；
    （4）对外凭证要有接受凭证单位名称；
    （5）经济业务的内容摘要；
    （6）经济业务所涉及的数量、单价和金额；
    （7）经办人员的签名或者盖章。
    此外，有些原始凭证为了满足计划、统计等经营管理的需要，还要在凭证中列入有关的计划任务、合同号码等内容，使原始凭证发挥多方面的作用。原始凭证的上述内容是通过其具体格式体现出来的，如下图(请点击下图内容名称）：

二、原始凭证填制的基本要求
    正确填制原始凭证是如实反映经济活动的关键。填制原始凭证，就是要根据经济业务的实际情况，依据一定的填制要求，在规定的凭证格式中，逐项填写其内容。
1．填制的基本要求
    财政部1996年颁布的《会计基础工作规范》，对原始凭证填制的基本要求有具体说明：
    （1）原始凭证的内容必须完整填写:凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。
    （2）从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。
    （3）凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。
    （4）一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。 一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸(发票和收据本身具备复写纸功能的除外)套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。
    （5）发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。
    （6）职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。
    （7）经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
    （8）原始凭证不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更改。
2．填制凭证要注意的问题
    根据《会计工作基础规范》的基本要求，在填制会计凭证（含原始凭证和记账凭证）时应具体做到：
    （1）阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号，如“￥”为人民币符号或直接写人民币。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。例如人民币500元，表示为“￥500”，而“￥500元”或者“￥ 500.00”是错误的。
    （2）所有以元为单位(其他货币种类为货币基本单位，下同)的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。如￥23.54，￥110.30，￥450.-等。
    （3）汉字大写数字一律用如壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等字代替大写，不得任意自造简化字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”，但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。例如“￥50045.50”用大写表示为“伍万零肆拾伍元伍角整”，“￥120000.00”用大写表示为“壹拾贰万元整”。
    （4）大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。

三、原始凭证的填制方法
1．外来原始凭证
    外来原始凭证是指从会计主体以外取得的原始凭证，如供货单位开出的购货发票，出差乘坐的车船票，银行的结算凭证等等。外来原始凭证都是一次凭证，一般由税务局等部门统一印制，或经税务部门批准由经营单位印制，在填制时加盖出据凭证单位公章方有效。
2．自制原始凭证
    自制原始凭证是由会计主体内部经办业务的人员，在执行或完成某项经济业务时所填制的原始凭证。自制原始凭证产生于企业内部，按其填制的手续不同，又分为:
 
 
    （1）一次凭证
 
  一次凭证，是对一项或若干项同类经济业务，在其发生或完成时一次性填制完成的原始凭证。绝大部分的原始凭证都属于一次凭证，如支票、领料单、收料单等等。
    （2）累计凭证
 累计凭证，是指在一定时期内，连续记载若干项不断重复发生的同类经济业务，直到期末凭证填制手续才算完成，以期末累计发生数作为记账依据的原始凭证。如工业企业常用的限额领料单、出勤登记卡等等。使用累计凭证，可以简化核算手续，减少原始凭证的数量，同时有利于企业加强成本控制与管理，是企业进行计划管理的手段之一。
 
    （3）汇总凭证
 
 汇总凭证，是指将一定时期内若干项记载同类经济业务的原始凭证加以汇总编制的凭证。
    汇总原始凭证按资料来源又可分为两种：一种是根据一定时期记载同类经济业务的若干张原始凭证，按照一定的管理要求，汇总编制而成，如收料汇总表、发料汇总表。其作用是简化编制记账凭证及登账的工作量，提高核算工作效率。另一种是由会计人员根据一定时期内有关账户的记录结果，对某一特定事项进行归类、整理而编制的汇总凭证，如工资分配汇总表、制造费用分配表等等。这种凭证能够使核算资料更为系统化，使核算过程更为条理化，并能提供某些综合指标满足会计核算和经济管理的要求。

四、原始凭证的审核
    《会计法》第十四条规定：会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接纳，并向单位负责人报告。可见审核原始凭证是发挥会计监督职能的重要手段，是会计部门一项极为重要的工作。通过原始凭证的审核，可以为会计信息的真实性打下基础。
 
 
1．原始凭证审核的主要内容
 
 
会计凭证的审核，主要是对各种原始凭证的审核。各种原始凭证，除由经办业务的有关部门审核以外，最后要由会计部门进行审核。及时审核原始凭证，是对经济业务进行的事前监督。审核原始凭证，主要是审查两方面的内容：
    （1）审核原始凭证所记录的经济业务的合法性。这就是审查发生的经济业务是否符合国家的政策、法令、制度的规定，有无违反财经纪律等违法乱纪的行为。如有违反，会计人员可以提出拒绝执行的意见，必要时，可向上级领导机关反映有关情况。对于弄虚作假、营私舞弊、伪造涂改凭证等违法乱纪行为，必须及时揭露和制止。
    （2）审查原始凭证填写的内容是否符合规定的要求。如查明凭证所记录的经济业务是否符合实际情况，应填写的项目是否齐全，数字和文字是否正确，书写是否清楚，有关人员是否已签名盖章等。如有手续不完备或数字计算错误的凭证，应由经办人员补办手续或更正错误。
2．原始凭证审核的后续工作
 
原始凭证的审核，是一项严肃而细致的工作，会计人员必须坚持制度、坚持原则，履行会计人员的职责。在审核过程中，对于内容不全面，手续不完备，数字不准确以及情况不清楚的原始凭证，应当退还给有关业务单位或个人，并令其补办手续或进行更正。对于违反制度和法令的一切收支，会计人员应拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行。对于伪造凭证、涂改凭证和虚报冒领等不法行为，会计人员应扣留原始凭证，并根据《会计法》规定，向领导提出书面报告，以便查明原因，严肃处理。 值得注意的是，无论是自制凭证还是外来凭证，都证明经济业务已经执行或已经完成，因而在审核后就可以作为会计记账的依据。因此，凡是不能证明经济业务已经实际执行或完成的文件，如议向书、材料请购单、银行存款调节表等，这些文件不属于会计的原始凭证，这些数据自然不能进入账务处理系统进行加工整理。

一、记账凭证的基本内容
    会计机构、会计人员要根据审核无误的原始凭证填制记账凭证，它的作用主要是便于记账，减少差错，保证记账工作的质量。因此，记账凭证要具备下列基本内容：
    （1）填制单位的名称
    （2）记账凭证的名称；
    （3）凭证的填制日期和编号；
    （4）经济业务的内容摘要；
    （5）应借、应贷的账户名称（含一级、二级和明细科目）和金额，即会计分录；
    （6）记账标记，用于标注过入有关账簿的账页号码或过账符号，以免重复记账或漏记账；
    （7）所附原始凭证的张数。
    （8）会计主管、复核、记账、制证人员的签名或盖章；收付款凭证还要出纳人员的签名或盖章。

二、记账凭证的填制要求
    会计机构、会计人员应该根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。填制记账凭证的基本要求有:
    （1）记账凭证的内容必须填列完整。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。
    （2）填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。采用通用记账凭证的，可按顺序编号法编号。采用专用记账凭证的，应用字号编号法分别连续编号，把收款凭证、付款凭证、转账凭证分别简写为“收字××号”、“付字××号”、“转字××号”。
    （3）记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。
    （4）记账凭证所附原始凭证的张数必须注明。
    （5）除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。
    （6）凡涉及到现金和银行存款之间的业务，称为货币资金相互转化的经济业务，如从银行提取现金，将现金存入银行以及从一个银行转入另一个银行等，即涉及收款也涉及付款，为避免重复记账，习惯做法是一律根据贷方科目，只填制付款凭证，不编收款凭证。如从银行提取现金业务，编制银行付款凭证。
    （7）如果在填制记账凭证时发生错误，应当重新填制。已经登记入账的记账凭证，在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“冲销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“更正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。具体内容见本书第七章更正错账方法的介绍。
    （8）记账凭证填制完经济业务事项后，如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。
    （9）实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，要认真审核，做到会计科目使用正确，数字准确无误。打印出的机制记账凭证要加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人、会计主管人员印章或者签字。
    （10）各单位会计凭证的传递程序应当科学、合理，具体办法由各单位根据会计业务需要自行规定。
三、记账凭证的填制方法
 
 
1．单式记账凭证
 单式记账凭证，是按一项经济业务所涉及到的每个会计科目单独填制一张记账凭证，每一张记账凭证中只登记一个会计科目。为单独反映每项经济业务所涉及的会计科目及对应关系，单式记账凭证又分为“借项记账凭证”和“贷项记账凭证”，一般采用序数编号法和分数编号法相结合，通过凭证编号将同一项经济业务的会计分录联系起来。
 
2．复式记账凭证
    复式记账凭证按其适用的经济业务，又可分为通用记账凭证和专用记账凭证。
    （1）通用记账凭证
    通用记账凭证是适用于任何经济业务的凭证。习惯上先写借方科目，再写贷方科目，凭证编号一般按业务顺序编号。
    （2）专用记账凭证
    专用记账凭证按其所记录的经济业务是否与现金和银行存款有关，又分为：
    ①收款记账凭证
 收款记账凭证，简称收款凭证，是用来记录现金和银行存款收款业务的记账凭证，它分为现金收款凭证和银行存款收款凭证。收款凭证是以借方科目为主体设置的，凭证的左上角的“借方科目”，就是主体科目，根据收款内容填制“现金”或“银行存款”科目；“贷方科目”则应填列相对应的一级科目和所属二级或明细科目；“金额”栏填入“现金”或银行存款的增加金额；入账后要在“过账”栏注明“√”符号或填写总账的账页号，防止重记或漏记；“附件张数”栏记录所附原始凭证张数。凭证的编号采用字号编号法，分别为“现收字第X号”或“银收字第X号”，代表现金收款凭证或银行存款收款凭证。
    【例】承上例，3月15日，采购员王宁报销差旅费450元，余额返纳。假设该笔业务是本月的第5笔现金收款业务，编制收到现金的会计分录见下表：

 
    ②付款记账凭证
 
 付款记账凭证，简称付款凭证，是用来记录现金和银行存款付款业务的记筑凭证，它分为现金付款凭证和银行存款付款凭证。填制付款凭证的方法与填制收款凭证的方法大抵相同，应注意的是付款凭证是以贷方科目为主体设置的，凭证编号为“现付字第X号”或“银付字第X号”。
    【例】2004年3月18日，通过银行支付前欠华光公司购货款15000元，假设是本月的第15笔银行付款凭证，则应编制的记账凭证见下表：

    ③转账记账凭证
 转账凭证，是用以记录与货币资金收付无关的转账业务的记账凭证。转账凭证的格式与通用记账凭证的格式相似，只是不反映货币资金收付款业务，凭证编号为“转字第X号”。根据上面例题，假设是本月的第11笔转账业务，编制的转账凭证其格式见下表：

 
    记账凭证的种类甚多，格式不一，但具体到一个企业单位，只能选择其中一种，不能经常变更，要保持相对稳定。
 

四、记账凭证的审核
    为保证记账凭证的正确性，除了编制人员应加强自审外，会计部门还应建立相应的审核责任制度，配专人进行严格的审核。
    记账凭证审核的主要内容包括：
    （1）记账凭证是否附有经审核无误的原始凭证，原始凭证记录的经济内容与数额是否同记账凭证相符。
    （2）记账凭证上编制的会计分录是否正确，即应借、应贷的会计科目名称及业务内容是否符合会计制度的规定，科目对应关系是否清晰，金额是否正确等。
    （3）记账凭证中的有关项目是否按要求正确地填写齐全，有关人员是否签名盖章等。
    审核中如果发现有差错，应查明原因，并按规定的方法及时更正。只有经过审核无误后的记账凭证，才能据以登记账簿。

 

正确填制和严格审核会计凭证是凭证处理的两个重要环节，此外，还必须组织凭证的传递工作，加强会计凭证的保管，才算完成了会计凭证处理的全过程，从而既有利于发挥会计凭证作为记账和办理业务手续传输经济信息的作用，又有利于发挥会计凭证作为经济档案加强管理的作用。
一、会计凭证的传递
1．会计凭证传递的概念
    在企业的日常工作中，往往一项经济业务的发生或完成要经过几个有关部门或人员的处理，而会计凭证是用来记录经济业务，据以办理业务手续的凭据，因此，必然存在着会计凭证在与之有关的部门或人员间的传递问题。由于各种经济业务性质不同，经办各项经济业务的部门和人员以及办理凭证手续所需时间也不一样，因而凭证传递程序和时间也不一样。正确地组织凭证传递，及时地利用会计凭证办理经济业务，有利于全面正确地反映各项业务实际完成情况，协调各方面工作，加速业务处理过程；有利于会计凭证在财会部门的集中，保证核算的及时性；有利于加强岗位责任制，发挥会计监督的作用，改善经营管理。
2．会计凭证传递的组织工作
    会计凭证传递的组织工作主要包括以下几个方面的内容：
 
 
    （1）规定会计凭证的传递程序
 
  根据经济业务的特点，内部机构组织，岗位分工以及各职能部门利用这种凭证进行经济管理的需要，规定各种凭证的联数和传递程序，做到既使有关部门和人员了解经济业务的情况，及时办理凭证手续，又要避免不必要的环节，提高效率。
    （2）确定会计凭证在各个环节停留的时间
 
 根据有关部门或人员使用会计凭证办理业务手续对时间的合理需要，确定其在各个环节停留的时间，既要防止时间过久造成积压，又要防止时间过短造成草率从事。
    （3）制订会计凭证传递过程中的交接签收制度
 为保证会计凭证在传递过程中的安全完整，防止出现毁损、遗失或其他意外情况，应制订各个环节凭证传递的交接签收制度。
 
    会计凭证传递办法是经营管理的一项重要规章制度，一经制订，有关部门和人员必须遵照执行。
二、会计凭证的保管
    会计凭证是一种重要的经济资料和会计档案，必须在会计期间结束后，将全部会计凭 证装订成册，按规定的立卷归档制度，归档并妥善保管，以便日后查阅。保管的具体方法和基本要求是:
 
 
1．整理装订
 会计凭证在记账工作完成后，应定期(每日、每旬或每月)分类整理。记账凭证按编号顺序，连同所附的原始凭证折叠整齐，加具封面、封底装订成册，并在装订线上加贴封签。封面上注明单位名称，所属年月(或起讫日期)、凭证的种类、张数及起讫号数，并在封签处加盖会计主管人员的骑缝图章。如果所附原始凭证数量过多或日后需要抽出利用的重要凭证，也可抽出单独装订保管，但应分别予以注明。
 
2．保管和查阅
  装订成册的会计凭证，平时应由专人负责保管。年度终了，移交档案室登记归档，集中保管。查阅时需履行一定的批准手续，一般就地查阅，必要时可以复制，但不得抽走原件，以保证档案资料的完整性。
 
3．保管期限和销毁手续
 会计凭证的保管期限，一般根据其重要程度由会计制度加以规定，重要的会计凭证应长期保存。保管期满后，开列清单，经本单位领导审核并报经上级主管部门批准后，方可销毁。

 
    总之，会计凭证的保管既要安全可靠，又要便于随时检索、查证和调用；要不断健全和完善会计凭证的分类、保管制度，逐步向会计数据资料检索的自动化、现代化迈进。