中国科学院智能财务应用初探

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本站小编 Free考研考试/2022-01-02

何峻^,¹, 罗雯^,¹, 于建军^,², 施卓敏^,²^,^*

1.中国科学院条件保障与财务局，北京 100864

2.中国科学院计算机网络信息中心，北京 100190

A Preliminary Study on Intelligent Finance of CAS

HE Jun^,¹, LUO Wen^,¹, YU Jianjun^,², SHI Zhuomin^,²^,^*

1. Bureau of Facility Support and Budget , Chinese Academy of Sciences, Beijing 100864, China

2. Computer Network Information Center, Chinese Academy of Sciences, Beijing 100190, China

通讯作者: *施卓敏（E-mail:zmshi@cnic.cn）

收稿日期:2021-03-1网络出版日期:2021-04-20

Received:2021-03-1Online:2021-04-20
作者简介 About authors

何峻,中国科学院条件保障与财务局,高级会计师,注册会计师,全国高端会计人才学员,预算制度处副处长,从事财务管理、科研经费管理等相关工作。
在本文中承担智能财务应用研究。
HE Jun is an employee in Bureau of Facility Support and Budget of Chinese Academy of Sciences, titled as senior account, certified public account, a member in National Top Accountant Cultivation Program, and Deputy Division Chief of Budget System Division. He is occupied in financial management, research expenditure management, and other related work.
In this paper, he undertakes the intelligent finance application research as well as literature writing.
E-mail: hejun@cashq.ac.cn

罗雯,中国科学院条件保障与财务局,高级会计师,预算制度处处长,从事财务管理、科研经费管理等相关工作。
在本文中承担智能财务应用研究。
LUO Wen is an employee in Bureau of Facility Support and Budget of Chinese Academy of Sciences, titled as senior account, and Division Chief of Budget System Division. She is occupied in financial management, research expenditure management, and other related work.
In this paper, She undertakes the intelligent finance application research.
E-mail: luowen@cashq.ac.cn

于建军,中国科学院计算机网络信息中心,研究员,博士生导师,管理信息化部副主任,主要研究方向为大数据分析、协同推荐、云计算,当前主要从事新一代ARP相关技术研究。
在本文中负责总体统稿。
YU Jianjun is currently the researcher, doctoral supervisor, and the deputy Director of Management informazation Deparment, Computer Network Information Center, Chinese Academy of Sciences. His research interests cover big data analysis, collaborative filtering recommendation, cloud computing.
In this paper, he is responsible for the overall draft.
E-mail: yujj@cnic.cn

施卓敏,中国科学院计算机网络信息中心,硕士,高级工程师,主要研究方向为大数据分析、管理信息化、智能财务应用等。
本文中承担案例整理。
SHI zhuomin, master, is a senior engineer at Computer Network Information Center, Chinese Academy of Sciences. Her research interests cover big data analysis, management informatization, and Intelligent financial application.
In this paper, she undertakes case arrangement work.
E-mail: zmshi@cnic.cn

摘要
[背景] 我国现行财务体系下,电子票与纸质票共存,带来了报销繁琐问题。如何依托云计算、人工智能等新型信息技术,提升财务报销智能化水平成为近期研究热点问题。[方法] 中国科学院为落实国家“放管服”政策,围绕新一代ARP（Academia Resource Planning）系统引入新型创新服务,包括智能报销、智能公务之家、银企互联等增值服务,以推进全院财务智能化水平。[结果] 截止到目前,这些智能财务服务已在全院90多家单位得到了充分应用,这对落实国家改革政策,解决院属各单位“报销繁”的问题起到了积极作用。
关键词： 智能财务;银企互联;发票验真;票据识别

Abstract
[Background] In the current financial system, the existence of both electronic tickets and paper tickets makes reimbursement laborious. How to improve the intelligent level of financial reimbursement through cloud computing, artificial intelligence, and other new technologies has become a hot issue recently. [Methods] Granted by national reforms, CAS practices several novel financial approaches to streamline administration, delegate powers, and improve regulation and services based on the New ARP (Academia Resource Planning) system. [Results] Until now, these intelligent financial services have been fully applied by more than 90 institutions of CAS. According to our statistics, these services play an active role in implementing the national reform policies and solving the problem of laborious reimbursement processes.
Keywords：intelligent finance;bank-corporate express system;invoice verification;receipt recognition

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本文引用格式
何峻, 罗雯, 于建军, 施卓敏. 中国科学院智能财务应用初探. 数据与计算发展前沿[J], 2021, 3(2): 50-59 doi:10.11871/jfdc.issn.2096-742X.2021.02.006
HE Jun, LUO Wen, YU Jianjun, SHI Zhuomin. A Preliminary Study on Intelligent Finance of CAS. Frontiers of Data and Computing[J], 2021, 3(2): 50-59 doi:10.11871/jfdc.issn.2096-742X.2021.02.006

引言

习近平总书记在两院院士大会上发表重要讲话,要把人的创造性活动从不合理的经费管理、人才评价等体制中解放出来^[1]。李克强总理提出要推动科技领域“放管服”改革^[2],把科学家的手脚放开,激励科研人员发挥十年磨一剑的精神。为进一步推动国家科技领域“放管服”改革政策,解决中国科学院院属单位“报销繁”的问题,同时落实国电联办扩大预算单位差旅电子凭证网上报销改革试点工作^[3],加快我院财务智能应用步伐,条件保障与财务局牵头部署和推进了几项工作,包括：引入票据识别和发票验真等智能财务报销手段、推进我院差旅电子凭证网上报销改革试点工作、建设银企互联应用。这几项工作围绕财务报销过程中的票据自动收集、票面信息自动获取、行程自动匹配、异常差旅预警、线上报销审批、线上财务付款,实现了报销过程的自动化,有效减少了线下纸质数据到结构化数据的传递时间。经过两年多的实践,几项举措已在我院90多家单位得到充分实践应用,这对于提升我院财务管理水平,提高科研人员报销便捷度,有效缓解科研人员报销难等方面起到了带动和引领作用。

1 智能报销应用

智能报销应用引入中国科学院自动化研究所的票据识别^[4,5,6]功能,对新一代ARP（Academia Resource Planning）中的网上报销功能进行适应性改造。通过高速度、低成本的数据采集工具,减少纸质票据到结构化数据传递时间,降低手工填写错误率。同时,引入增值税发票验真服务,通过后台接口实现增值税发票查验,无需再登录国税网站手工验真。新一代ARP还增加移动报销、事前审批、预警设置、行程自动匹配等功能,以进一步提高智能化水平和用户体验。

1.1 系统架构

智能报销应用的总体架构如图1所示。

图1

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图1新一代ARP智能报销总体架构图

Fig.1Intelligent reimbursement architecture of new ARP

新一代ARP移动端提供图像压缩和处理机制,实现票据影像的采集及预处理,并将纸质票据影像上传到服务器端,根据业务应用的要求和用户的票据选择分发到识别服务平台。票据识别平台对纸质票据影像进行识别,并返回票据影像的结构化数据,如乘车人、乘车时间、车次、席位等。在报销过程中,网上报销系统对基于票据的结构化识别结果进行相关业务处理,通过单据智能填报、票据违规智能预警等功能,实现新一代ARP网上报销的票据识别应用。

发票验真服务通过后台接口的集成和自动调用,减少了报销人员去国税网站手动输入四要素验真的繁琐过程。为保障发票验真的安全性,搭建我院发票验真私有云平台,利用签名服务器和数字证书签名实现数据加密传输,全面保障通道和数据的安全合规。

1.2 应用特点分析

（1）满足我院报销业务中常用票据的智能识别。经过统计分析,我院常用纸质票据包括出租车票、增值税票、飞机票、火车票等。针对院识别业务量大的情况,运用负载均衡^[7]等技术对票据识别的任务进行分发和监控,保证识别高效性和稳定性;同时,不断优化票据识别算法,对实际使用中多种因素带来的干扰,如图像拍摄不清晰、拍照光照不均衡,抖动失焦、拍摄形变以及复杂背景等,以及票据本身自带的干扰因素,如票据种类繁多、纸质票面折损、票面褶皱、文本印刷太浅、印刷墨迹污染、打印墨迹模糊、字体字号变化等提升识别能力。

（2）完善差旅报销流程,增加出差申请事前审批。根据国家和院相关政策,提供在线出差事前审批功能。出差申请与差旅报销联动,出差申请信息可自动带入差旅报销单,避免信息重复填写。同时,为满足各单位个性化需求,系统提供灵活的配置功能,包括是否冻结预算、是否关联课题、出差申请表单字段配置、在线审批流程配置等。

图2

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图2发票验真架构图

Fig.2Automatic invoice verification through back-end interfaces

图3

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图3行程匹配

Fig.3Travel matching senarios

（3）设定行程匹配策略,支持复杂行程的自动匹配。通过对历年ARP差旅报销数据分析,构建多种行程匹配策略,根据票据信息,自动划分行程,识别行程的开始日期、结束日期、出发地点与到达地点,并将此段行程中所包含的全部城际交通费、住宿费金额进行计算,填列报销明细。

在典型差旅场景下,城市间交通票据是行程串联的主线。因此,差旅行程可归纳为三种情况：单程、往返、中转。这三种行程中,中转判断最为困难。在判定当前中转地是否是目的地,本文主要有两种方案：①如一张票据出发地和另一张票据的到达地相同就判断为一个行程,然后按停留时间判断,停留时间长的为目的地;②按照出发日期、到达日期判断,当第一张票据的到达日期与第二张票据出发日期相同时,判断为中转,更新第二张票据到达地为目的地。两种方案各有判定缺点。为提高准确性,在方案二基础上进一步优化,形成方案三：判断两张票据的间隔时间,如果在合理的范围内,就判断为中转行程。这个合理的时间定义为“行程阈值”,该阈值可由各单位自行定义。

（4）通过后台接口实现自动增值税发票验真。通过票据识别实现增值税票的非结构化数据到结构化数据转换,匹配获取验真四要素,通过后台接口服务对接国税总局电子底账进行发票查验,提升报销工作效率。

（5）引入多种事前预警机制,提升服务效率。系统提供报销预警功能,包括出租车票连号预警、节假日周末预警、打车票报销期限、上一年度打车票期限、票号修改预警、金额修改预警、手动新增票据预警、工作时间外打车预警、出租车所属城市预警、报销超标预警,并开发面向研究所财务管理人员的配置功能,支持各单位根据需求自行配置使用。

2 智能公务之家应用

智能公务之家是根据我院业务特色定制开发的软件服务,是对国电联办和财政部共同推进的差旅电子凭证网上报销改革任务的具体实践。智能公务之家集成了差旅公务应用,实现网上提交申请、交通工具和酒店在线预订、公务卡快捷支付、消费电子凭证自动获取、会计档案全电子化存储。智能公务之家与新一代ARP系统集成上线后可提升差旅人员和财务人员的工作效率。

图4

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图4智能公务之家架构

Fig.4Architecture of Home of Civil Service

2.1 系统架构

智能公务之家系统是融合智能财务票据识别服务和公务之家系统接入新一代ARP系统,是面向差旅通用票据和差旅电子凭证网上报销改革试点的一体化解决方案。

2.2 功能特点

（1）提供在线预订和公务卡快捷支付功能。公务之家支持公务机票、火车票、汽车票和酒店的在线预订功能,并支持公务卡快捷支付。

（2）提供全电子票功能。所有票据通过电子票据体现,即行程结束后,公务之家自动生成电子凭证。

图5

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图5票据同步

Fig.5Ticket synchronization

（3）支持与新一代ARP对接和报销。开通服务后,新一代ARP系统将通过自动同步程序将智能公务之家的电子票据同步回来,并实现行程自动匹配行程。

（4）电子票据云端存储和本地存储的结合,多点备份可靠性高。电子凭证采用云存储和本地电子存储柜联动存储,低成本、多点备份可靠性高,替代了传统的纸质档案,同时满足电子文件的存储安全性要求^[8,9]。

3 银企互联应用

银企互联实现银行系统和新一代ARP财务系统相联接,实现账户管理、转账支付等银行服务的自动化对接。同时,银企互联在网络安全、认证安全、应用安全、数据安全方面进行了全面考虑^[10,11]。银企互联上线后,报账人能够及时准确获取银行账户信息,公务卡还款更高效、准确、快捷;财务人员能够提高付款的工作效率和准确性。

3.1 系统架构

新一代ARP系统银企互联应用总体架构如图6所示。

图6

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图6银企互联总体架构

Fig.6Architecture of bank-corporate express system

尽管不同银行提供的接口格式、数据、连接方式各不相同,但只需按规定的入口格式提供数据项,便能通过网银适配器与各银行之间进行数据交换,完成研究所要求的日常操作,如查询多账户或单账户余额、查询当日流水和历史明细、实现报销付款等功能。

3.2 功能特点

（1）提高出纳付款的工作效率和准确性。传统出纳人员需要在银行网银系统里手工录入付款信息,工作量大,易出错。银企互联服务上线后出纳人员可以在新一代ARP系统点击逐笔/并笔数据发送,把付款信息直接推送给银行进行付款,从而提高出纳付款的工作效率和准确性。

（2）提高账户信息查询的便利性和准确性,无需多系统多环境切换。传统出纳人员只能登陆银行的网银系统查询本单位的账户余额,操作繁琐。银企互联服务上线后出纳人员可以在新一代ARP系统查询本所账户的余额,方便快捷。

（3）公务卡交易信息查询,加强预算单位财务管理。传统公务卡报销无法在财政部系统中产生还款记录。银企互联服务上线后报销人在新一代ARP系统报销选择公务卡结算时,可以直接选择到公务卡的消费记录,实现银行授信额度、个人持卡支付、单位报销还款、财政实时监控的结算方式。

（4）银行支付情况查询,提升用户体验。传统报销人只能通过银行系统查询自己的报销是否到账。银企互联服务上线后报销人可以在新一代ARP系统查询自己报销单的处理情况,如果出纳已经发送信息到银行网银系统但银行未付款,系统则显示银行处理中;如果银行已付款系统则显示已付款;如果因为报销人写错收款账户名或者账号,则系统显示处理异常。

4 对放管服的促进作用和成效

4.1 整体应用情况

智能报销、智能公务之家、银企互联应用经过试点、全院推广阶段,目前已在全院90多家单位得到应用。

Table 1
表1
表1整体应用情况
Table 1General intelligent finance application situation

序号	应用名称	应用范围	用户量	业务量
1	智能报销	96家单位	6万	66万笔
2	公务之家	34家单位	0.77万	1.25万笔
3	银企互联	90家单位	6万	业务笔数：76万笔、交易金额：136亿元

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图7

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图7银企互联成交笔数

Fig.7Number of transactions concerning bank-corporate express system

图8

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图8银企互联成交金额

Fig.8Amount of transactions concerning bank-corporate express system

图9

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图9各类票据数量

Fig.9Number of notes

图10

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图10公务之家票据数量

Fig.10Number of notes concerning Home of Civil Service

4.2 应用成效

（1）出差申请,防范内部风险,关联差旅报销。新一代ARP系统增加出差申请线上审批功能,杜绝线下代签审批、冒签审批、审批后涂改出差事项等情况的发生,并支持各单位自定义出差申请流程。出差申请和差旅报销联动,避免报销人重复录入,出差申请与预算控制关联,加强经费内控,同时支持各单位根据本单位管理要求自定义表单,按需配置出差申请填写内容,支撑了各单位的日常差旅事前审批业务需要^[12]。

（2）智能公务之家的全电子化应用。实现科研人员从机票、火车票、汽车票、住宿宾馆等网络预订,公务卡快捷支付直到会计档案电子化存储的全流程电子化管理。智能公务之家对于全面规范财务开支行为、促进会计信息化建设、助推电子政务发展具有重要的意义,也是作为解决“报销繁”、落实“放管服”的重要支撑。

（3）票据识别通过高效数据采集工具实现报销智能化新体验。从技术层面解决结构化数据的自动提取,从实际业务场景出发,解决报销流程的自动化和顺畅。识别速度快,秒级识别,实时返回识别结果;识别适应性强,识别结果不受票据类型和表单形态干扰,能适应不同强弱光线等复杂外界环境。出差结束后,填写报销单时,新一代ARP根据选择的票据自动完成行程匹配,智能填写报销单。

（4）增值税发票自动验真服务降低发票税务风险。发票验真服务通过验真私有云上的后台接口直接进行增值税发票查验,具有法律效力。科研人员报销无需登录国税网站手工录入四要素验真,降低发票税务风险,方便数据的统计和管理工作。

（5）银企互联建立与银行业务系统的实时连接通道,高效支撑资金转帐支付业务。目前新一代ARP银企互联可对接四大银行。传统的支付方式具有支付款效率低下易出错、公务卡支付信息无法实现系统验证、课题组无法实时掌握付款信息、ARP系统中银行账户信息反应不及时等弊端。银企互联建立与银行业务系统的实时连接通道,利用该通道向银行发送交易指令和接收数据信息,实现集中高效的资金支付和调拨。对于科研人员,能够及时准确获取银行账户信息,公务卡还款更高效、准确、快捷。对于财务人员,能够提高付款的工作效率和准确性。

（6）引入多种事前预警机制,加强风险防控力度。通过对新一代ARP系统改造,增加多种事前预警机制,使得财务报销满足国家和院相关管理要求。引入事前预警机制是风险防控的核心,能有效加强费用管控、提升财务管理水平。

5 未来设想

“十四五”已拉开帷幕,按照党中央要求,中国科学院将牢牢把握国家战略科技力量的使命定位,强化使命担当,深入推进实施“率先行动”计划。在未来一段时期内,要求我们坚持系统观念,扎实推进全面深化改革,深入推进各项改革措施落地落实,全面提升治理能力。高质量发展要求下,财务转型升级将成为管理改革的重要抓手,需要以一流的财务管理能力为改革发展提速换挡提供驱动力。在这一过程中,要充分利用RPA、人工智能、机器学习、财务共享等数字化技术及应用,创新管理手段,赋能与保障财务转型框架够先进、可落地,借助推动财务管理创新,推动赋能财务管理的智慧转型,助力管理向智能化、数字化的演进。

财务管理回归本源,推动财务管理和科研管理的一体化,进一步优化财务职能,将业财融合的工作与要求贯穿于业务流程、运营管控、组织运作等各个层面,实现为业务发展与管理决策提供有业务深度的洞察与分析。传统的数据分析将走向基于大数据的高级分析,财务将成为组织数据的重要生产者、管理者与应用者,通过应用数据形成历史经验知识与面向未来的智慧,实现财务对业务的有力影响与支撑。

智能化财务应用是一个长期的不断完善的过程,涉及到科研管理全过程。一方面我院财务应用将考虑到中国科学院实际情况,同时充分吸收业界先进理念和智能财务体系,全面提升财务面向一线科研人员的智能化服务水平。具体功能包括：合同管理、电子会计档案^[13]、智能预算编制审核、主动预算执行规划、智能科研成本管理、精准实时资金监管、全面精准绩效管理等等。

6 结语

新时期,随着大数据、云计算、人工智能、区块链等技术的快速发展与落地^[14,15,16],智能化逐渐成为信息化发展的趋势。在这一时代浪潮下,传统信息化已无法完全满足我院科研及财务管理需要,财务管理更应首当其冲,对标国际一流管理,引领未来的智慧财务的管理角色转变,加速推进我院财务管理智能化进程。可以说,智能报销、智能公务之家、银企互联等应用是我院在财务智能化、落实“放管服”改革方面进行了初步的尝试,但这仅仅是开端,后续将继续完善科研管理、财务管理中的流程标准统一、系统规范集中、数据链路打通,实现财务管理场景化深度应用,通过技术升级推动财务智慧升级。