关于启用《催档函》的通知
各单位、各部门：
为进一步加强和规范学校档案的收集工作，督促各单位、各部门及全体教职工认真学习《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，牢固树立依法治档意识，确保档案资源及时、完整、准确、系统归档，档案馆将启用《催档函》，向各单位、各部门催交应当归档而逾期未归的文件材料、资料。现将有关要求通知如下：
1、提升档案意识，切实把档案工作摆上重要位置
档案工作是学校一项重要的基础性工作，是一切工作的“归宿”。只要工作中产生的有保存价值的各种载体的文件材料、资料没有及时整理移交给档案馆，就表明这项工作没有真正完结。同时又因档案的利用具有滞后性，档案材料的归档移交不及时、不完整、不规范，一时很难发现其严重隐患。当需要而无从找寻只得投入更多的人力和财力，甚至导致学校利益、职工利益、校友利益遭受重大损失时，才发现及时、完整归档的重要性。
2、依法归档，人人有责。
学校各处级单位都是学校各类档案的立卷归档单位。向档案馆移交本单位、本部门、本岗位所形成的具有档案价值的文件材料、资料是学校各单位、各部门和各级领导、兼职档案员、全体教职工的法定责任。
《中华人民共和国档案法》第三条规定：“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”；第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。
《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号）第二十四条规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有”。
3、逾期未归，催档整改。
对于不按照法律规定及时归档和办理档案移交手续的单位、部门，档案馆将首先对其兼职档案员进行催收；如兼职档案员未按催收要求完成归档任务的，档案馆将向该单位主要负责人下发《催档函》；如未按《催档函》规定期限完成归档任务的，档案馆将建议学校予以通报批评甚至给予纪律处分并责令该单位限期整改。
《档案管理违法违纪行为处分规定》（中华人民共和国监察部、中华人民共和国人力资源和社会保障部 、国家档案局令第30号）第三条规定：“将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分”；第七条规定“因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分”。
4、档案馆于2013年11月起启用《催档函》。
希望各单位、各部门领导大力支持档案工作，本着对历史高度负责的态度，切实推进档案工作的“三纳入”、“四同步”、“四参加”，即“要将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围”；“在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作”；“档案人员要参加基建工程项目竣工验收会；参加设备开箱会；参加科研课题鉴定会；参加产品定型会或有关业务工作会”，从而实现档案资源“全员覆盖、全方位覆盖、全过程覆盖”，确保档案资源“应建尽建、应收尽收、应存尽存”。
附件：《催档函》
档案馆
2013年11月22日