各部门、各院（系）、各单位：

根据《高等学校档案管理办法》有关规定，结合学校档案工作实际，现就2016年度立卷归档有关事项通知如下：

一、立卷归档范围

各部门、各院（系）在2016年1月1日至12月31日间形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同载体的材料均应归档。

二、归档原则

归档的文件材料，要遵循其自然形成规律，保持彼此之间的有机联系。要对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；要反映学校人才培养、科学研究、社会服务、教育管理等活动的全过程，保证其原始性、完整性、系统性、准确性。

三、归档要求

（一）实行纸质文件、电子文件“双套制”归档

兼职档案员应熟练运用档案管理系统软件进行归档，做好文件著录、电子文件同步上传（涉密文件除外）工作，以便检索、利用。

（二）文件材料归档要求

归档文件应为原件，合同必须为原件或正本。归档的文件材料应完整齐全，平整清洁，不应有破损和污染；超规格纸张要进行相应处理。档案材料的案卷目录和卷内文件目录一律用A4纸打印，字体、字号要统一。

（三）声像资料归档要求

要将照片、光盘等声像资料收集齐全，与相应的纸质文件材料一起归档，互注参见号，以便查找，同时移交其电子文件。归档的声像资料，若无相应的纸质材料，需附文字说明。

（四）实物档案归档要求

省级以上奖牌、奖杯及对外交流活动的纪念品、赠品等实物要附有简要的文字说明。

（五）卷内备考表填写规范

案卷卷皮中“卷内备考表”要求填写规范。“本卷情况说明”需填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间；“立卷人”是指责任立卷者；“检查人”是指本部门、本院（系）审核把关的分管领导；“立卷时间”是指完成立卷的日期。若无情况说明，也须将立卷人、检查人、立卷时间等信息填写完整。

四、工作要求

（一）加强组织领导。学校档案是学校发展的历史记录，各部门、各院（系）负责同志要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，在规定时间内，高质量完成本单位的立卷归档工作。

（二）工作责任到人。各部门、各院（系）兼职档案员负责档案材料的收集、组卷、立卷工作，如更换兼职档案员，请及时告知档案室；分管领导负责督促本部门兼职档案员认真做好归档工作，并对归档的文件材料进行审核、签字。

（三）严格时间节点。各单位务必于4月21日前完成拟写案卷标题、编写页号、打印卷内文件目录并上传原文、填写卷内备考表等工作，打印档案移交（接收）登记表（由档案管理系统网下载），将纸质和电子文档同时向档案室移交。

联系人：张晶老师

联系电话：2602088



党委办公室（学院办公室）

2017年3月14日