会议期间，来自中国科学院国家天文台、中国科学院紫金山天文台、日本国立天文台（简称NAOJ）、韩国天文与空间科学研究所（简称KASI），和台湾中研院天文与天体物理研究所（简称ASIAA）的EAO成员机构台领导和董事会相关人员齐聚一堂，重点讨论EAO的组织架构、规章制度、项目进展及未来项目选择、运行状况和经费状况等。
鉴于EAO成立至今已有5年，拟于2019年12月在四个成员机构间续签合作协议。董事会重新审议和修改了该机构的组织架构、规章制度、和新一届EAO台长甄选及时间表。同时，鉴于James Clerk Maxwell Telescope (JCMT)是EAO机构的先期启动的联合运行的天文设施项目，会议重点讨论了JCMT望远镜2019年以后的发展计划及经费情况。会议还讨论了EAO未来发展计划，以及总部台址的选择等。有关具体方案拟将在下一次的董事会会议上继续讨论和决策。
会议一致认可了EAO的重要性，它的成立促进了东亚地区建立密切的天文科学合作。随着它的不断发展，期望得到更多更广泛的支持。
会议期间，日本国立天文台台长Saku Tsuneta与国家天文台副台长薛随建举行了双方会谈，讨论双方拟在EAO框架下就Subaru望远镜可能进行的合作。
