“我这次职称评审中，使用了这个新的填报系统，一些个人信息、个人奖励与学习经历等直接就显示出来了，节约了自己填写的时间，确实提高了效率！”人力资源部青年干部李超在使用过学校“一站式填报”系统后这样评价。
校园生活中，无论是入学报到、评奖评优、职称评定，还是项目申请、事项审批，各项事务都离不开信息采集，“填表”成为师生们经常要面对的一项工作。然而，相同信息的反复采集、重复填报也浪费了不少行政资源和工作精力，这也成为学校信息化建设的重点工作这一。2021年以来，越来越多的师生逐渐发现“填表”这件习以为常的事，悄然间开始变得不一样起来。
2020年初以来，学校针对师生反映的“填表烦”问题，认真分析调研，按照“治标治本”的工作原则，立足“智慧北理”整体发展规划，统筹协调各部门，以数据标准为基础、数据治理为手段、业务需求为抓手、打通数据孤岛为目的，实现数据融合，提升数据质量，重点解决师生信息采集重复填报的痛点。经过多年潜心搭建数据平台，2021年，在党史学习教育“我为群众办事”实践活动中，学校聚焦信息填报“一站”事，加快推动“一站式填报”信息采集平台建设，面向全校提供数据填报服务，越来越多的师生享受到了“信息填报”的便捷服务。
要实现“统一填报、统一存储和信息共享”，最终达到“信息填一次，报表全搞定”，并不是一件容易事。伴随网络信息技术的发展，多年来学校的数据管理经历了从无到有、从有到多的过程，学校各部门、各学院都建设有独立的数据管理系统，要想做到填表“一站式”，就必须打破数据库之间的壁垒，实现数据有效治理和利用。

2019年，学校信息化办公室完成了对人事、财务、教学、资产等各部门业务系统的数据梳理，初步形成了“学校数据标准与数据规范”；2020年信息办和网络中心进一步通过数据确权工作明确数据归属，将学校各类填报事项梳理成十大类，明确了67张表和557个填报项的数据流向，为实现学校全量数据汇聚和综合分析打下坚实基础。
职称评定、职员评审等是学校管理工作中涉及师生多、采集信息多的填报类业务，通过“一站式填报”信息采集平台，可以实现师生个人基本信息、科研论文等内容“一次确认，重复使用”。 不仅如此，通过与学校各个业务系统数据进行对接，可以最大程度实现已有信息的自动填写，有效减少师生填报工作量。
“系统不仅仅是当年绩效的分配，更重要的是提供数据分析的可能。对于学院总体发展、人均产出评估、系所产出评估、团队产出评估、学科方向发展评估，对比目标学校、目标院校提供了数据基础。”法学院党委书记张瑜这样介绍到。对于管理部门来说，通过“一站式填报”信息采集平台可以直接掌握教学、科研、社会工作等主要填报信息，平台还能从整体进度、申报教师入职年份、学历性别占比、年龄分布、工作单位、申报系列等各个维度展示实时数据。

“数学学院是最早使用‘一站式填报’系统的，在两年多的使用过程中，大幅度简化了教师对工作量的填报与核对，方便了学院对教师整体和个体工作量的了解与查阅，为管理工作的精细化提供了保障！”数学学院副院长衡靖介绍。目前，“一站式填报系统”已经成功服务于数学学院、法学院、计算机学院和信息学院的度绩效考核工作，可针对基层学院在教学、科研、对外交流和社会工作四大类信息，实现了教学工作等18项一级指标、28项二级指标的采集。在2020年学院绩效考核工作中，累计有576人参与考核填报，完成填报数据10184条。通过工作试点，在充分了解不同学院绩效评定办法的基础上，进一步总结“一站式填报”信息采集系统服务基层的工作经验，建立了绩效考核标准模板，为下一步向全校单位推广奠定了基础。

“在今年填报国家奖学金的时候，我发现自己发表过的文章直接显示在了填报系统中，我只需要点击确认即可，填写起来特别方便！”刚刚完成国家奖学金填报的计算机学院学生张林说。“一站式填报”信息采集系统不仅可以统筹校内不同平台的数据，还可以与外部采购数据服务（论文发表、专利等）等进行对接，并且解决了以往填报中论文格式、竞赛名称等表述不规范的问题。在2021-2022学年全校研究生国家奖学金申报工作中，“一站式填报”信息采集系统共完成了350人555项学术成果的采集、为764人国家奖学金和13631人学业奖学金的申报工作提供了有效支撑。
下一步，学校将进一步推进多部门数据一站式填报，完成学校、学科、学院和师生“数字画像”能力建设，加快推进信息化建设，立足党史学习教育“我为群众办实事”实践活动常态化机制建设，为全面开启建设中国特色世界一流大学新征程做出新的更大贡献。